ErasmusGate Gerekçesi

Erasmus+ programı kapsamında yürütülen öğrenci ve personel hareketlilikleri; başvuruların alınması, belgelerin toplanması ve onaylanması, sözleşmelerin hazırlanması, ödeme süreçlerinin yürütülmesi ve nihayetinde tüm bu sürecin raporlanmasını kapsayan çok boyutlu bir idari süreci gerektirmektedir. Katılımcı sayısının artmasıyla birlikte bu süreçlerin geleneksel yöntemlerle, yani manuel ve kağıt üzerinde yürütülmesi hem zaman hem de emek açısından ciddi zorluklar yaratmaya başlamıştır.

Bu nedenle, Erasmus Kurum Koordinatörlüğü olarak, hareketlilik süreçlerinin daha hızlı, güvenli ve sistematik bir şekilde yürütülebilmesi için dijital bir otomasyon sistemine duyulan ihtiyaç somutlaşmıştır. Söz konusu sistem, Erasmus’a başvuru yapacak öğrenci ve personelin dijital ortamda kayıt olmasını, başvurularını elektronik olarak gerçekleştirmesini ve gerekli tüm belgeleri sistem üzerinden doldurup yükleyebilmesini sağlamaktadır. Böylece başvuru süreci hem kullanıcılar hem de sistem yöneticileri açısından daha kolay, takip edilebilir ve hatasız bir hale gelmektedir.

Özellikle ödeme süreci açısından bakıldığında, manuel belgelerin hazırlanması, kontrol edilmesi ve muhasebeleştirilmesi uzun süre almakta ve hata riskini artırmaktadır. Yeni sistem sayesinde katılımcı bilgileri sisteme bir kez girildikten sonra, ödeme evrakları bu veriler doğrultusunda otomatik olarak oluşturulmakta, bu da belge düzenleme sürecini büyük ölçüde hızlandırmakta ve insan kaynaklı hataları en aza indirmektedir.

Ayrıca sistem, Erasmus hareketliliğine katılan öğrenci ve personelin tüm sürecini takip etmeye olanak tanımakta; kimlerin hangi tarihlerde hangi kurumlara gittiği, hangi belgeleri teslim ettiği, hibeye ilişkin hangi işlemlerin tamamlandığı gibi bilgiler sistemde kayıt altına alınmakta ve gerektiğinde tek tıkla erişilebilir hale gelmektedir. Bu da sürecin şeffaflığını ve izlenebilirliğini artırmakta, aynı zamanda kurumsal hafızaya katkı sağlamaktadır.

Bununla birlikte, hareketlilik süreci tamamlandıktan sonra ilgili tüm verilerin sistemden alınarak gerek Ulusal Ajans’a gerekse Avrupa Komisyonu’na sunulacak raporların hazırlanması süreci de kolaylaşmaktadır. Sistem sayesinde istenilen zaman aralığına, ülkeye, kuruma veya hareketlilik türüne göre detaylı analizler ve raporlar alınabilmekte; bu da stratejik planlamalara katkı sunmaktadır.

Bu otomasyon sistemi, Fırat Üniversitesi Dijital Dönüşüm Ofisi tarafından Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü için özel olarak geliştirilmiştir. Sistem; Erasmus+ süreçlerinin dijital ortama aktarılmasını, verimliliğin artırılmasını, belge güvenliğinin sağlanmasını, kurumlar arası iş birliğinin kolaylaştırılmasını ve süreçlerin sürdürülebilir bir yapıya kavuşturulmasını hedeflemektedir. Aynı zamanda, üniversitemizin dijitalleşme vizyonuna ve uluslararasılaşma stratejilerine güçlü bir destek sunmaktadır.

Sonuç olarak; Erasmus+ hareketlilik faaliyetlerinin daha kaliteli, hızlı, şeffaf ve sürdürülebilir bir şekilde yürütülebilmesi, katılımcı memnuniyetinin artırılması ve kurumsal kapasitemizin güçlendirilmesi açısından bu dijital otomasyon sisteminin kurulması zorunlu hale gelmiştir. Bu sistem yalnızca Erasmus sürecini değil, üniversitemizin genel dijitalleşme yolculuğunu da destekleyen önemli bir adım olarak değerlendirilmelidir.

Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü